Todas las claves sobre la factura electrónica y su obligatoriedad



La digitalización de las empresas se perfila como imprescindible para el desarrollo de las compañías con el fin de que sean más competitivas y productivas. Es por ello que cada vez son más los procesos que se digitalizan. En este sentido, las facturas son un elemento importante en este proceso de digitalización.

En España, la factura electrónica sólo era obligatoria hasta ahora para las transacciones que realizan las empresas con la Administración Pública. Pero con la llegada de la Ley Crea y Crece se espera que entre 2023 y 2024 lo sea para todas las relaciones entre empresas públicas o privadas. Sin embargo, parece que no está claro del todo cuando entra realmente en vigor, cómo deben ponerlo en marcha los autónomos y las pequeñas y medianas empresas y qué proceso deben seguir. Por ello, desde Nomo han publicado una guía en la que se despejan todas estas dudas. A continuación, vamos a ver todas las claves de la factura electrónica y su obligatoriedad.


Factura electrónica: qué es y qué formato tiene


Cuando hablamos de factura electrónica, o también llamada e-factura, estamos hablando de una factura digitalizada que se emite y se recibe vía electrónica. Tiene un formato estructurado que permite realizar y gestionar facturas electrónicas automáticamente a través de sistemas informáticos. Esto se debe a que utiliza un lenguaje XML, y es importante porque es la base de poder ser considerada factura electrónica y no cualquier otro formato.


Es decir, una factura en papel que se ha escaneado y se ha enviado en pdf por correo electrónico no es una factura electrónica. En este caso, el formato no permite que se tramite de manera automática.


Ventajas de la factura electrónica


La factura electrónica forma parte de uno de los procesos básicos en la digitalización. Pero, además tiene una serie de ventajas para las empresas que exponemos a continuación:

  • Se agiliza la facturación y se reducen los tiempos.

  • Ahorro de costas de papeles, como papelería o transporte, entre otros.

  • Reducción del impacto medioambiental. Es una manera de ser más sostenibles. Se reducen las tareas burocráticas y administrativas en la facturación.

  • Se reducen los errores humanos.

  • Se goza de una mayor transparencia en la información.

  • Al tener un menor índice de falsificaciones, se reduce también la morosidad.

Fechas clave a tener en cuenta con la facturación electrónica


Además de tener esta serie de beneficios, la factura electrónica va a empezar a ser obligatoria . Hasta la fecha, tan solo era necesaria en las relaciones con la Administración Pública y entre sus contratistas, cuando el valor de la factura era superior a los 5.000 euros, pero en las relaciones comerciales B2B (entre empresas) era un formato opcional.

Pero la entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece, el pasado mes de septiembre, establece que va a ser obligatoria en todas las empresas, incluso las pyme y los profesionales autónomos. Pero, ¿cuando pasa a ser entonces obligatoria definitivamente?

La ley Crea y Crece se aprueba en el Congreso el 15 de septiembre. El 29 se publica en el BOE y el 19 de octubre es cuando entra en vigor. Pero la factura electrónica se fijará en los seis meses siguientes a su aprobación. Lo que significa que se tiene hasta marzo de 2023 para determinar los plazos exactos para que la tengan que gestionar. Eso sí, ya se sabe que dependiendo de su facturación anual, las empresas y los autónomos van a tener entre uno y dos años para cumplir con la medida:

  • Facturación anual por encima de los ocho millones de euros: un año para cumplirlo.

  • Facturación inferior: dos años de plazo máximo.

Requisitos para los autónomos y las pymes


Una vez entre en vigor, las empresas, sean del tamaño que sean, han de tener un programa de facturación a través del cual se emitan y se reciban las facturas. Además, también han de cumplir las siguientes condiciones:

Tener firma o certificado electrónico.

  • Cumplir los requisitos del Reglamento de Facturación.

  • Contener el msn contenido que una factura tradicional.

  • Se ha de facilitar el acceso a la factura electrónica de manera que se pueda ler, descargar, imprimir o reenviar.

  • Se deben conservar un mínimo de cuatro años.

Por el momento no hay ninguna normativa sobre los formatos que deberán tener las facturas electrónicas. Lo que sí hay es estipuladas sanciones de hasta 10.000 euros para los autónomos y las empresas que no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas. También para quienes no permitan que accedan personas que han dejado de ser clientes.




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