La Dirección General de Tributos reitera su criterio sobre la exención de los gastos de kilometraje
Requisitos para su consideración como renta exenta
En primer lugar, hay que tener claro que este tipo de rentas se generan en el seno de una relación laboral de dependencia donde se dan las notas necesarias para la consideración de la persona que las recibe como trabajador por cuenta ajena de la persona que las abona.
Esto supone una obligación para el empresario o profesional de abonarlas ya que es necesario que estos pongan los medios necesarios para el desempeño de las obligaciones laborales de sus trabajadores.
Dentro de esta obligación, puede llegarse a acuerdos donde el trabajador sea el encargado de utilizar su coche particular con la correspondiente compensación monetaria. Este es el particular caso tratado en la consulta vinculante (V0798-22), de 11 de abril de 2022, en donde la Dirección General de Tributos analiza la exención de la compensación de los gastos derivados de la utilización del vehículo así como los gastos por kilometraje abonados al trabajador, reiterando el criterio que ha venido asentando respecto tanto a los requisitos a cumplir como a la necesidad de probarlos.
Así, los requisitos para considerar las retribuciones como renta exenta son, en palabras del Centro Directivo:
«Pues bien, la denominada “subvención mensual utilización coche propio” objeto de consulta, en cuanto constituya una compensación por la utilización de medios de transportes propios con motivo del desempeño de sus funciones, puede tener cabida dentro de las asignaciones para gastos de locomoción que el artículo 9.A.2 considera exceptuadas de gravamen, pues está destinado a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplaza fuera de su centro de trabajo para realizar su trabajo en lugar distinto. Ahora bien, para que se aplique la exoneración de gravamen, deberán cumplirse las condiciones exigidas en el mencionado precepto, que, en el presente caso, al utilizarse vehículo propio, se corresponden con la justificación de la realidad de los desplazamientos y, en su caso, de los gastos de peaje y aparcamiento.
Por tanto, la “subvención mensual utilización coche propio” quedará exonerada de gravamen en su totalidad o en la parte que corresponda al cómputo de 0,19 euros por kilómetro recorrido en los desplazamientos cuya realidad se justifique, cantidad a la que procederá añadir los gastos de peaje y aparcamiento en cuanto se justifiquen».
La justificación de la realidad del desplazamiento: la carga de la prueba recae en el empleador
Sin duda, uno de los puntos que más conflictividad ha generado es la carga de la prueba respecto a este tipo de gastos. Hay que tener en cuenta que el empleador está obligado a abonarlos, independientemente de que estos se justifiquen o no por parte del empleado. No obstante, pueden establecerse las correspondientes sanciones internas respecto a la no justificación en tanto no se ponga la diligencia debida en el cumplimiento de las obligaciones laborales, pero eso es harina de otro costal.
En lo que respecta al particular ámbito tributario, ha sido reiterada la jurisprudencia que establece que la carga de la prueba no puede imponerse al trabajador, al menos en primera instancia, en tanto este no dispone de los medios necesarios para poder llevar a cabo una correcta justificación —la documentación debe obrar en poder del empresario—.
La cantidad exenta de tributación y la tributación del exceso
Ya que las retribuciones se perciben para compensar gastos derivados de una relación laboral tendrán la consideración de rendimientos del trabajo para el trabajador.
No obstante, como decimos, hay una parte de ellas que está exenta, tal y como recoge el artículo 9 del RIRPF al establecer que:
«2. Asignaciones para gastos de locomoción. Se exceptúan de gravamen las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:
a) Cuando el empleado o trabajador utilice medios de transporte público, el importe del gasto que se justifique mediante factura o documento equivalente.
b) En otro caso, la cantidad que resulte de computar 0,19 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen».
Idéntico criterio mantiene la Dirección General de Tributos en la mencionada consulta al disponer que:
«Por último, el exceso percibido, en su caso, sobre las cantidades que se acaban de indicar está plenamente sujeto a gravamen en concepto de rendimientos del trabajo, y en lo que se refiere a la retención aplicable, al tratarse de rendimientos del trabajo, la misma se determinará de acuerdo con el procedimiento general establecido en el artículo 82 y siguientes del Reglamento del Impuesto».
